Ao chegar e para me inteirar da situação no CPE, um laboratório multiusuário de biologia molecular e celular bastante impressionante, comecei por buscar entender a realidade local. Oficialmente, havia 16 projetos em andamento. No entanto, os números não batiam. Quatro pesquisadores estavam designados para o laboratório, sendo que um deles não tinha nenhum projeto em andamento, estudante ou proposta de financiamento. Outro trabalhava meio período com um pós-doutor e 2 estudantes. Os dois pesquisadores restantes não tinham alunos e trabalhavam apenas com alguma verba local. Além disso, outros 3 pesquisadores da área de Neurociências também utilizavam o laboratório, mas com poucos alunos. Havia dois assistentes de laboratório, um técnico, e era só. Como minha primeira atividade, chamei cada um deles individualmente, pedi para me contarem suas histórias e identificarem o problema mais urgente a ser resolvido. Assim começou minha jornada para ajudar a equipe do IIEP a formar um instituto de pesquisa do mais alto nível.
Os primeiros problemas a serem enfrentados podem ser resumidos em três grandes itens que foram introduzidos ao longo de um período de seis anos (2009-2014): a) visibilidade administrativa (essencial para obter financiamento), b) equipes de pesquisa (necessárias para atrair estudantes e desenvolver bons projetos), c) atualização de equipamentos (para cumprir a missão do laboratório multiusuário). As tarefas diárias envolveram uma série de estratégias diferentes, implementadas em várias etapas, especialmente nos primeiros 3-4 anos, com o objetivo de construir uma equipe coesa, um ambiente interdisciplinar, além de visibilidade, produtividade, sustentabilidade, recrutamento de qualidade e reputação como instituição acadêmica de destaque na promoção da excelência. Muitas iniciativas diferentes foram introduzidas em benefício de todo o IIEP e praticamente todas foram fundamentais para construir um ambiente sólido de pesquisa.
DIREÇÃO E GESTÃO: A homepage e as pastas com informações foram atualizadas para maior visibilidade, as páginas do site institucional focadas na pesquisa em andamento e produção científica foram redesenhadas, a documentação foi enviada para obtenção do certificado de Instituição de Ensino Superior (IES) para ser elegível a bolsas de pós-graduação pelo Ministério da Educação, os pesquisadores e seus grupos de pesquisa foram registrados no banco de dados da Plataforma Lattes do Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq). Outras iniciativas, ao lado dos meus esforços pessoais para impulsionar a pesquisa experimental, incluíram, em 2014, o programa institucional de pós-graduação sensu strictu em Ciências da Saúde e, em 2012, a criação de um escritório de apoio focado na gestão de pesquisas. O Escritório de Apoio ao Pesquisador busca liberar os pesquisadores das trabalhosas tarefas administrativas, um problema sempre presente na vida dos pesquisadores brasileiros. Conforme observado anteriormente (Vidal S et al. https://doi.org/10.1080/13603108.2015.1019948), os gerentes de projetos representam a promessa de dinheiro e tempo para pesquisa - duas commodities altamente valiosas para os pesquisadores. Assim, foi criado o Escritório de Apoio ao Pesquisador, liderado por minha colega Aline Pacífico Rodrigues, que expandiu para incluir a administração pré- e pós-concessão, assistência financeira e de compras, informações semanais sobre propostas de financiamento nacional e internacional disponíveis, desenvolvimento - com a minha contribuição - do banco de dados online e software de gerenciamento de projetos iSearchÆ, além de suporte especializado de Estatística.
O planejamento prévio e o apoio da Estatística tornaram-se disponíveis para várias dezenas de pesquisadores de toda a instituição e o software iSearchÆ abrange todos os níveis de feedback e controle dos projetos em andamento para garantir a viabilidade (aprovação por todas as áreas envolvidas e financiamento adequado), qualidade da proposta (revisão por pares), aprovação ética (comitês de revisão ética para humanos e/ou animais), acompanhamento (compras realizadas com dinheiro institucional, relatórios anuais de progresso) e documentação final (artigos de pesquisa, relatórios técnicos, dissertações de mestrado e teses de doutorado, entre outros). Além disso, um portal extrai os dados em tempo real, disponível mediante acesso concedido às partes interessadas na instituição. Em novembro de 2014, o sucesso do Escritório de Apoio ao Pesquisador foi destacado pela FAPESP (Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo; http://fapesp.br/) em sua publicação mensal (https://revistapesquisa.fapesp.br/suporte-sofisticado/).
EQUIPE E ESTUDANTES: houve iniciativas para identificar partes interessados, recrutar profissionais com formação médica e acadêmica (MD, PhD) com habilidades específicas, estabelecer planos de carreira e disponibilizar bolsas de estudo institucionais para impulsionar os esforços de pesquisadores e jovens investigadores. A busca por bolsas individuais foi fortemente encorajada a partir de 2009, na busca pela autossuficiência no financiamento e, progressivamente, tornou-se o procedimento padrão para todos os pesquisadores. Além disso, em três ocasiões, utilizei recursos adicionais para financiar pequenas bolsas para projetos piloto e experimentos exploratórios, que foram oferecidos a jovens investigadores e pós-doutorandos para ajudar na obtenção de bolsas junto às agências de financiamento. Também participei ativamente da organização de encontros entre a equipe de pesquisa e professores visitantes internacionais. Reuniões científicas interdisciplinares semanais e clubes de revistas se tornaram rotineiros. Eventos especiais organizados pelo Escritório de Pós-Graduação, com a presença de estudantes das áreas clínicas e experimentais, também ocorreram com minha ajuda, sempre que necessária. Além disso, uma trilha educacional foi organizada com foco em habilidades complementares como redação de projetos, busca de financiamentos ou estatística. Cursos rápidos em redação científica para alcançar a publicação em periódicos de alto impacto se tornaram disponíveis. Um curso mais extenso em redação científica, vinculado ao programa de pós-graduação, foi organizado por mim e ministrado com a ajuda de vários colegas para permitir que os estudantes tivessem contato com uma ampla gama de estilos e técnicas. Orientação individual estava sempre disponível. Minha porta estava, como dizemos, sempre aberta, e isso incluía também consultoria científica visando melhorar propostas para agências de financiamento.
MATERIAIS E AMBIENTE: Equipamentos de ponta e treinamentos correspondentes sempre estiveram disponíveis para todos os usuários ao longo dos anos. O treinamento tornou-se obrigatório para qualquer técnica ou equipamento a ser utilizado e todas as plataformas tecnológicas contavam com pessoal treinado capaz de auxiliar ou ensinar os usuários de acordo com suas necessidades específicas. O uso agendado dos equipamentos se tornou disponível online e aberto a todos os usuários interessados. O resultado foi uma ampliação do escopo de técnicas utilizadas pelos pesquisadores, resultando em melhores resultados, conclusões mais consistentes e um aumento no impacto das publicações. Boas práticas também foram utilizadas para fortalecer o foco em sustentabilidade e obter certificações como a ISO 14001 (Organização Internacional de Normalização - Gestão Ambiental), OHSA (Lei de Saúde e Segurança Ocupacional), BPL (Boas Práticas de Laboratório), AAALAC (Associação Internacional para Avaliação e Acreditação de Cuidados a Animais de Laboratório) e AAHRRP (Associação para a Acreditação de Programas para a Proteção da Pesquisa com Seres Humanos). Vale ressaltar que os três primeiros incluíram o laboratório multiusuário e, nos outros dois, este foi incluído como um ativo.
CONSOLIDAÇÃO DA EQUIPE E AVALIAÇÃO: Em paralelo a essas melhorias, a avaliação contínua de produtividade e metas de 3 ou 5 anos para cada pesquisador foi estabelecida pela Diretoria. Além disso, uma avaliação independente do desempenho dos pesquisadores da equipe por um comitê externo (cinco pessoas) também foi introduzida. A consolidação da equipe, junto com as outras iniciativas, normalmente gera resultados apenas após vários anos. Na verdade, um dos objetivos estabelecidos foi, como primeiro desafio, o de aumentar o número de artigos publicados em periódicos com fator de impacto >1. Os primeiros resultados apareceram a partir de 2014, e o número de artigos com impacto >1 aumentou de 281 em 2014 para 492 em 2018. O desempenho medido pelo número de citações, também aumentou de 658 em 2014 para 3008 em 2018, e, finalmente, o fator de impacto mediano cresceu gradualmente de 1.520 em 2014 para 2.409 em 2018, um valor que inclui publicações em áreas de baixo impacto e pouco representadas, como Bem-Estar e Gestão em Saúde.
Um dos meus papéis na consolidação da equipe incluiu auxiliar na resolução de dificuldades entre pesquisadores, estudantes e equipe técnica, e, também, aliviar a ansiedade dos pesquisadores e estudantes, um esforço contínuo que incluía até mesmo encontros de Natal, bate-papos à tarde com lanches inclusos e reuniões semanais com a equipe, onde eram informados das últimas novidades e podiam tirar suas dúvidas e expressar seus desejos. Paralelamente, o diretor realizava o mesmo tipo de reunião com os pesquisadores e pós-doutorandos. No geral, pesquisadores e equipe técnica eram sempre vistos como parceiros, embora nem todos se sentissem convidados ou respondessem afirmativamente.
Convém salientar que, até 2014, quando o Programa de Pós-Graduação institucional foi iniciado, estudantes de graduação e de outros programas de pós-graduação faziam parte integral de todo o plano, pois considerávamos o recrutamento de estudantes acadêmicos promissores de vital importância. As agências de financiamento brasileiras não preveem salários regulares, pagando apenas por bolsas temporárias (graduação e pós-graduação) por um máximo de 4 anos. Além disso, infraestrutura, edifícios e mobiliário geral são concedidos apenas através das instituições e nunca individualmente. Portanto, os pesquisadores são altamente dependentes do apoio oferecido pelas instituições para desenvolverem seu trabalho. Isso pode ser um grande obstáculo para o progresso individual e é conhecido como um problema comum em todas as universidades públicas do país, especialmente em tempos de recessão econômica (Moura EG & Camargo KRJ. https://doi.org/10.1590/0102-311X00052917). Embora disponíveis, as bolsas governamentais são altamente competitivas e são mais difíceis de serem obtidas por estudantes em uma instituição acadêmica menos conhecida e ainda em desenvolvimento. Assim, um fundo institucional para bolsas foi estabelecido, aumentando as possibilidades de financiamento. Com o tempo e com meu apoio, dada a minha experiência, as bolsas puderam ser obtidas com sucesso pelos pesquisadores, seja de agências de financiamento como a FAPESP, da cota do Programa de Pós-Graduação (patrocinado pelo governo federal; http://www.capes.gov.br/bolsas) ou de nossa própria instituição, uma garantia para os estudantes de que o trabalho de alta qualidade seria reconhecido e bem-vindo.
Essas iniciativas foram fundamentais para atrair estudantes promissores e aumentar significativamente a visibilidade acadêmica, o número de pesquisadores engajados em projetos inovadores, resultando em publicações de impacto, mais estudantes e assim por diante. Além disso, contribuí para esse esforço geral de pesquisa com dois projetos e seus respectivos estudantes e pós-doutorandos, todos financiados, que eu trouxe comigo para a instituição. Assim, além da gestão do centro de pesquisa experimental com seu número crescente de estudos em andamento e pesquisadores, mantive meus próprios estudos em Imunogenética e Biologia de Células Mesenquimais, usando-os para aprimorar as práticas de laboratório, especialmente as técnicas e a infraestrutura de cultura celular.
Essa história ainda não acabou, tem mais na semana que vem!
Chapter 2. Kickstart and build-up of research excellence
Upon my arrival and to find my bearings at CPE, I set out to understand what the current situation in
this quite impressive molecular and cell biology facility was. There were officially 16 ongoing projects.
However, numbers did not add up. Four researchers were assigned to the core facility, one of them
with no ongoing project, student, or grant submission. Another was a part -time researcher working
with a post-doc and 2 students. The remaining two researchers had no students and were working
with only some local funding. Another 3 Neurosciences researchers also used the laboratory, with few
students. Two lab assistants, one technician, and that was it. First thing, I called in all one by one,
asked them to tell me their stories and what would be the most urgent problem to be solved. Thus
began my journey to help the IIEP team form a top-class research institute.
The first issues to be tackled can be summarized into three major items which were introduced during
a period spanning 6 years (2009-2014): a) administrative visibility (essential to obtain funding), b)
research teams (necessary to attract students), c) equipment upgrade (to fulfill the core lab mission).
The daily tasks included an array of different strategies, implemented in various stages, especially in
the first 3-4 years, aiming for good team building, an interdisciplinary environment, as well as visibility,
productivity, sustainability, qualified recruitment, and reputation as an academic research center to
foster excellence. Many different initiatives were carried out for the benefit of the whole IIEP and
practically all were instrumental to build a strong research environment.
STEERING & MANAGEMENT: homepage and folders were upgraded for enhanced visibility,
institutional site pages focused on ongoing research and scientific production were redesigned,
documentation was submitted to obtain the Higher Education Institution (IES) certificate to be eligible
for Graduate fellowships by the Brazilian Ministry of Education, researchers and research groups
were registered into the Lattes Platform database at the National Council for Scientific and
Technological Development (CNPq). Other initiatives side by side with my personal efforts to boost
experimental research were, in 2014 the institutional academic graduation program in Healthcare
Sciences and in 2012 the establishment of a support office focused on research management.
Research Management seeks to free researchers from cumbersome administrative work, an ever-
present problem for Brazilian researchers. As already noticed (Vidal S et al.
https://doi.org/10.1080/13603108.2015.1019948) grant managers embody the promise of money and
time for research – two highly valuable commodities for researchers. Thus, a Research Support
Office, headed by my colleague Aline Pacífico Rodrigues, was set up, expanding to include pre-
award and post-award administration, financial and purchasing assistance, weekly information of
available national and international grant funding proposals, development, with some input from my
part, of the online database and project managing software iSearch, and expert support in
Statistics. Pre-planning and overall support in Statistics became available for the several dozen
researchers from the whole institution and the iSearch software encompasses all levels of feedback
and control of ongoing projects to guarantee feasibility (clearance by all areas involved and adequate
funding), quality of proposal (peer review), ethical clearance (human and/or animal ethical review
boards), follow-up (purchases carried out with institutional money, yearly progress reports), and final
documentation (research papers, white papers, M.Sc. and Ph.D. theses, and others). Furthermore, a
portal extracts the data in real-time, available upon access granted to interested parties in the
institution. In November 2014, the success of the Research Support Office was highlighted by
FAPESP (São Paulo State Research Foundation; http://fapesp.br/en//) in their monthly publication
STAFF & STUDENTS: there were initiatives to identify stakeholders, recruit MD/PhDs with specific
skills, establish career tracks, and make institutional student scholarships available to boost the
efforts of staff researchers and young investigators. Pursuit of individual grants was strongly
encouraged from 2009 on, in the quest for self-sufficiency in funding and progressively became the
standard procedure for all researchers. Additionally, on three occasions, I used overhead funds to
finance small grants for pilot projects and exploratory experiments offered to young investigators and
post-docs to help secure grants with funding agencies. I also took an active part in setting up
meetings between the research staff and visiting international scholars. Weekly interdisciplinary
scientific meetings and journal clubs became routine. Special events organized by the Academic
Graduation Office with the presence of students from both clinical and experimental areas also took
place with my help whenever needed. In addition, an educational track was organized focused on
complementary skills like funding and project writing or statistics. Short courses in scientific writing to
achieve publication in higher impact journals became available. A more extended course in scientific
writing linked to the graduate program was organized by me and ministered with the help of several
colleagues to allow acquaintance by students with a wider range of styles and techniques. Individual
coaching was always available. My door was, as we say in Brazil, always open, and included also
scientific consultancy aiming to improve proposals to funding agencies.
MATERIALS & ENVIRONMENT: State-of-the-art equipment and linked training available for all users
was implemented throughout the years. Training became mandatory for any technique or equipment
to be employed and all technical platforms boasted trained personnel capable of either helping or
teaching users according to their specific needs. Scheduled use of equipment was made available
online and was open to all interested users. The result was a widening scope of techniques used by
researchers leading to better results, more consistent conclusions, and increased impact of
publications. Good practices were used also to strengthen the focus on sustainability and obtain
certifications such as ISO 14001 (International Organization for Standardization - Environmental
Management), OHSA (Occupational Health and Safety Act), GLP (Good Laboratory Practices),
AAALAC (Association for Assessment and Accreditation of Laboratory Animal Care International),
AAHRRP (Association for the Accreditation of Human Research Protection Programs). Of note, the
first three included the core facility and for the other two, was included as an asset.
TEAM BUILDING & EVALUATION: In parallel to these improvements, continuous evaluation of
productivity and 3-or 5- year goals for each researcher were set up by the Director. In addition, an
independent performance evaluation of staff researchers by an external committee (five persons) was
also established. Team building side by side with the other initiatives typically shows results after
several years. In fact, one of the drivers established was, as a first challenge, the goal to increase
number of papers published in >1 impact factor journals. The first results were seen in 2014. where
the number of papers with impact >1 increased from 281 in 2014 to 492 in 2018. Then, performance
was measured by number of citations, and climbed from 658 in 2014 to 3008 in 2018, and, more
recently, changed to median impact factor, which gradually grew from 1.520 in 2014 to 2.409 in 2018,
a value that includes publications in low-impact, underrepresented areas such as Healthcare and
Health Management.
One of my roles in team building included help to iron out difficulties between researchers, students,
and staff and to ease anxiety of researchers and students, a continuous endeavor that included even
Christmas gatherings, afternoon chats with some snacks included and weekly meetings with staff
where they were informed of latest developments and could air their doubts and desires. In parallel
the director held the same type of meeting with researchers and post-docs. Altogether, researchers
and staff were always seen as partners, though not all felt invited or responded affirmatively.
On an additional note, until 2014, when the institute´s Graduate Program was commenced,
undergraduates and students from other Graduate programs were an integral part of the whole
project as we considered the recruitment of promising academic students to be of vital importance.
Brazilian funding agencies do not provision for regular salaries paying only for temporary fellowships
(undergraduate and graduate) up to a maximum of 4 years. In addition, infrastructure, buildings, and
general furnishing are only channeled through institutions and never individually. Therefore, local
researchers are highly dependent on the general background offered by institutions to develop their
work. This can be a major setback slowing down individual progress and is known to be a common
problem throughout the country's public universities, especially in times of economic slump (Moura
EG & Camargo KRJ. https://doi.org/10.1590/0102-311X00052917 ). Though available, governmental
fellowships are highly competitive and are more difficult to obtain by students in a less known and still
developing academic establishment. Thus, an institutionally based endowment for fellowships was
established, adding to the pool of funding possibilities. With time, and some coaching as I had many
years of experience, fellowships could be successfully procured by researchers either from funding
agencies like FAPESP, from the Graduate Program quota (sponsored by the Federal government;
http://www.capes.gov.br/bolsas) or from our institution, ensuring the students that high quality work
would be acknowledged and welcomed. These initiatives were instrumental to attract promising
students and significantly increase scientific visibility, the number of engaged researchers with novel
projects, in turn leading to impact publications, more students, and so on. I added to this overall
research effort with two ongoing projects and respective students and post-docs, all funded, that I had
brought with me to the institution. Thus, in addition to the management of the experimental research
center with its increasing number of ongoing studies and researchers, I maintained my own studies in
Immunogenetics and in Mesenchymal Cell Biology, using them to improve laboratory practices,
especially of cell culture techniques and infrastructure.
Story not over yet, come back for more next week!
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